Tehtävänkuvat

Yhdistyksen hallituksessa tulee yhdistyslain mukaan olla vähintään 3 jäsentä. Lisäksi yhdistyksellä tulee olla puheenjohtaja.

Yhdistys voi nimetä puheenjohtajan lisäksi myös vastuuhenkilöitä hoitamaan erilaisia tehtäviä. Tärkeintä on huolehtia, että lakisääteiset velvoitteet (esim. yhdistyksen kokoukset, kirjanpito ja jäsenluettelo) on hoidettu asianmukaisesti. Vastuuta kannattaa jakaa, jotta yksi henkilö ei joudu yksin vastaamaan kaikesta. Toisaalta on tärkeää kirjata ylös eri vastuuhenkilöille kuuluvat tehtävät. Näin voidaan varmistaa, että jokainen tietää oman roolinsa. Toisaalta uusia toimijoita on helpompi saada mukaan, kun eri tehtäviin on selkeästi määritetty odotukset ja vastuut.

Alle on koottu yleisimmät vastuualueet. Tehtävänkuvaukset ovat esimerkkejä, ja kuvauksia tulisikin tarkentaa yhdistyksen toimintaa ja tarpeita vastaaviksi. Luustoliitolta voi pyytää apua tehtävänkuvien määrittelyyn. Lisäksi liitto tarjoaa koulutusta yhdistysten toimijoille vähintään vuosittain toimintakauden alussa. Koulutusta ja tukea toimintaan voi aina pyytää myös kesken toimintakauden.

Huomaathan, että vastuuhenkilöt voidaan määrätä yhdistyksen säännöissä. On tärkeää, että yhdistys noudattaa sääntöjään hallituksen jäsenmäärän, toimikauden ja toimikausien määrän sekä vastuuhenkilöiden osalta.

Puheenjohtaja

Puheenjohtaja on yhdistyksen ääni ja kasvot niin yhdistykselle kuin yhdistyksen ulkopuolisillekin. Puheenjohtaja on yhdistyksen päävastuuhenkilö. Puheenjohtaja toimii yleisissä asioissa yhdyshenkilönä yhdistyksen ja Luustoliiton välillä. Lisäksi puheenjohtaja voi edustaa yhdistystä erilaisissa tapahtumissa.

Yhdistyksellä on hyvä olla nimettynä myös varapuheenjohtaja.

Jäsenvastaava

Yhdistyslaki velvoittaa yhdistystä pitämään luetteloa yhdistyksen jäsenistä. Jäsenluettelon eli jäsenrekisterin ylläpitoon on hyvä nimetä erikseen jäsenvastaava.

Lakisääteisten velvoitteiden lisäksi jäsenvastaava voi tarvittaessa lähettää esimerkiksi jäsenmaksulaskut ja tervetulokirjeet. Laskutuksen ja viestinnän voi toisaalta myös hoitaa esimerkiksi talousvastaava ja/tai viestintävastaava. Jäsenvastaava on jäsenrekisteriin liittyvissä asioissa yhdistyksen ja Luustoliiton välinen yhteyshenkilö.

Sihteeri

Yhdistyksen sihteeri lähettää yhdistyksen hallituksen kokouskutsut, laatii kokouksen esityslistan yhdessä puheenjohtajan kanssa ja kirjoittaa kokouspöytäkirjat.

Viestintävastaava

Viestintävastaava vastaa yhdistyksen viestinnästä. Viestintävastaava laatii tapahtumien tiedotteet ja tapahtumailmoitukset yhdessä hallituksen kanssa. Viestintävastaavan tehtäviin voi kuulua esimerkiksi yhdistyksen verkkosivujen päivittäminen, Luustotieto-lehden tapahtumakalenterin tietojen kokoaminen ja lähettäminen sekä yhdistyksen viestintä- ja markkinointimateriaalien ajantasaisuuden varmistaminen.

Yhdistys voi halutessaan nimetä myös erillisen vastuuhenkilön päivittämään yhdistyksen verkkosivuja.

Talousvastaava

Talousvastaava on nimensä mukaisesti yhdistyksen taloudesta vastaava henkilö. Talousvastaava seuraa yhdistyksen tuloja ja menoja säännöllisesti ja antaa hallitukselle tietoa yhdistyksen taloudellisesta tilanteesta. Talousvastaava voi myös kehittää yhdistyksen varainhankintaa yhdessä hallituksen kanssa. Talousvastaavan tehtäviin voi kuulua esimerkiksi jäsenmaksujen seuranta, laskujen ja maksumuistutusten luominen sekä yhdistyksen laskujen maksaminen.

Liikuntavastaava

Liikuntavastaava koordinoi yhdistyksen liikuntatoimintaa. Lisäksi liikuntavastaava voi myös ohjata erilaisia liikuntaryhmiä. Liikuntavastaava toimii yhteyshenkilönä yhdistyksen liikuntaryhmien ohjaajien ja yhdistyksen välillä. Liikuntavastaava voi myös kartoittaa liikuntatilojen käyttömahdollisuuksia ja tehdä yhteistyötä esimerkiksi liikunnan alan ammattilaisten kanssa.

Tapahtumavastaava

Tapahtumavastaava ottaa päävastuun tapahtumien järjestämisestä. Tapahtumavastaava varaa tapahtumapaikan ja mahdolliset puhujat tai esiintyjät ja jakaa tapahtumaa koskevat vastuualueet. Tapahtumavastaava laatii tapahtumatiedotteen yhdessä viestintävastaavan tai hallituksen kanssa. Tapahtumavastaavan tukena on hyvä toimia myös muita vastuuhenkilöitä. Tapahtumavastaava voi huolehtia tapahtuman toteutumisesta yleisellä tasolla tai käytännön järjestelyjä hoitamalla.

Muut vastuutehtävät

Vastuutehtäviä voidaan jakaa myös tapahtuma-, tilanne- tai yhdistyskohtaisesti. Tärkeintä on kuvata tehtävä selvästi, jotta vastuuhenkilö tietää, mitä häneltä odotetaan. Muita vastuutehtäviä voivat olla muun muassa

• postituksen yhteyshenkilö (vastaanottaa esimerkiksi Luustotieto-lehden nippupostitukset sekä maksuttomat materiaalitoimitukset)
• tarjoiluvastaava (huolehtii tilaisuuksien tarjoiluista, käy tarvittaessa kaupassa ja varmistaa, että tapahtumapaikalla on tarvittavat välineet ja astiat)
• vertaistukihenkilö (järjestää vertaistukitapaamisia tai on käytettävissä esimerkiksi kahdenkeskisiin vertaistapaamisiin)
• liikunnan vertaisohjaaja (toimii liikuntavastaavan tukena ja ohjaa ryhmiä käytännössä)
• retkivastaava (toimii tarvittaessa tapahtumavastaavan tukena ja hoitaa esimerkiksi kuljetusyritysten kilpailutukset)

Muuta huomioitavaa

Vastuutehtäviä jaettaessa on hyvä muistaa, että myös hallituksen ulkopuoliset yhdistyksen jäsenet voivat ottaa vastuutehtäviä hoitaakseen. Vapaaehtoistoimintaan voi osallistua myös kertaluontoisesti esimerkiksi auttamalla jonkin yksittäisen tapahtuman järjestelyissä.

Tapahtumissa ja tilaisuuksissa voi toimia myös avustajana yhdessä muiden nimettyjen vastuuhenkilöiden kanssa. Vapaaehtoistehtäviin opastetaan ja apua saa hallitukselta sekä Luustoliitolta.