Talousarvio

Yhdistyksen taloutta arvioidaan talousarvion avulla. Talousarvion laatiminen puolestaan lähtee liikkeelle keskustelusta: mihin me tarvitsemme rahaa ja kuinka paljon? Seuraava kysymys tietysti kuuluu, paljonko yhdistyksellä on rahaa käytettävissään? Talousarvio ja toimintasuunnitelma on syytä tehdä yhdessä. Jos esimerkiksi toimintasuunnitelmassa on päätetty, että yhdistys tekee kevätretken, siihen on talousarviossa varattava tarpeeksi rahaa.

Liikkeelle kannattaa lähteä tulopuolesta: yhdistyksellä on tuloina aina ainakin jäsenmaksut ja viime vuosina myös Toimintatonni. Toimintatonnilla tarkoitetaan liiton STEA:lta saamaa jäsenjärjestöavustusta yhdistystoiminnan kehittämiseen. Yhdistykset hakevat toimintatonnia liitolta. Ohjeet toimintatonnin hakuun saa liiton järjestösuunnittelijalta.

Kaikki tulot on syytä arvioida mieluummin alakanttiin kuin yliarvioida niitä. Jäsenmaksun lisäksi kannatusjäsen voi tukea yhdistystä monella muulla tavalla. Yleensä liiton jäsenyhdistyksen säännöt sallivat tavallisten jäsenten lisäksi kannatusjäsenten jäsenyyden. Kannatusjäsenen kanssa on selvyyden vuoksi järkevää tehdä sopimus, jonka sisältö kannattaa tarkistaa vuosittain. Kannatusjäseninä ovat yleensä yritykset, jotka haluavat tukea yhdistyksen toimintaa. Kannatusjäsenten jäsenmaksun suuruus päätetään yhdistyksen kokouksen yhteydessä (ks. oman yhdistyksen säännöt).

Liiton jäsenyhdistysten tulojen lähteet eli varainhankinta koostuu yleensä seuraavista osa-alueista, ne on esitetty suuruusjärjestyksessä (lähteenä käytetty jäsenyhdistysten vuosiselvityksiä):

Jäsenmaksut
Toimintatonni
Kaupungin ja/tai hyvinvointialueen avustus
Osallistumismaksut
Sponsorit ja kannatusjäsenet
Arpajaiset ja myyjäiset
Kahvitarjoilut
Luennointituotot

Kun tiedetään käytettävissä olevat tulot, voidaan aloittaa menojen pohtiminen. Menojen tarkastelu aloitetaan välttämättömimmistä eristä kuten vuokrista (esim. liikuntaryhmien tilavuokrat) ja muista suurista ja ensisijaista menoista. Kuten tuloista, myös menoista on syytä kirjata kommentteihin tai perusteluasiakirjaan niiden arviointiperusteet. Menopuolella pyritään arvioimaan kustannukset realistisesti, mieluummin hiukan yli kuin alle. Arvioinnin tekemisessä apuna on edellisen vuoden tuloslaskelma eli tiedot edellisen vuoden tuloista ja menoista.

Hallitus kirjoittaa talousarvioon perustelut siitä, mistä tulot ja menot koostuvat. Tämä perusteluasiakirja on syytä viedä yhdistyksen kokoukselle tiedoksi, mutta siitä ei kannata tehdä virallista tai julkista. Jos toimintamenot rivillä on vain könttäsumma 1200 euroa, on mahdotonta tietää, miten hallitus on aikonut jakaa sen toimintasuunnitelmassa esitettyjen toimintojen kesken. Kirjoittamalla tämän auki kommentteihin tai perusteluihin hallitus toimii avoimesti suhteessa jäseniin ja antaa seuraavalla hallitukselle merkittävää lisäinformaatiota talousarvion sisällöstä. Talousarvio hyväksytään yhdistyksen vuosikokouksessa tai syyskokouksessa hallituksen esityksen pohjalta.
Yhdistyksen menoja voivat olla esimerkiksi:

Tilavuokrat
Liittomaksu
Ilmoituskulut
Postitusmaksut
Matkat / retket