Tapahtumien järjestäminen

Luustoliitto tarjoaa tukea ja apua erilaisten tilaisuuksien ja tapahtumien järjestämiseen sekä tarvittaessa tapahtuman viestinnän ja markkinoinnin toteuttamiseen. Tapahtuman vastuuhenkilön kannattaa olla hyvissä ajoin yhteydessä liiton henkilöstöön hyödyntääkseen tarjolla olevan avun. Yhdistyksen kannattaa seurata jäsenmäärän kehittymistä ja huomioida mahdollisuuksiensa ja resurssiensa mukaan toiminnassaan ne yhdistyksen alueeseen kuuluvat paikkakunnat, joissa jäseniä on useampia. Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää siihen, miten hyvin jäsenet pystyvät osallistumaan yhdistyksen tapahtumiin. Tapahtuma voi olla kauempanakin jäsenen asuinpaikasta, jos kulkuyhteydet ovat hyvät. Joskus kannattaa kokeilla myös etäyhteyden järjestämistä tapahtuman ajaksi tai tarjota tapahtumaa ainoastaan etäyhteydellä. Luustoliitosta saat apua myös etätapahtuman järjestämiseen.

Liiton tuki tapahtumien järjestämiseen

Luustoliiton henkilöstö tarjoaa muun tuen lisäksi myös sisällöllistä tukea tapahtuman järjestämiseen: luentoja, koulutusta sekä toiminnallista työskentelyä rajatuista aiheista. Yhdistykset voivat kutsua liiton työntekijöitä vierailulle kahdesti vuodessa. Luentojen tulee olla avoimia kaikille.

Alla on lueteltu luentojen aiheita ja luennon pitäjä. Ota yhteyttä suoraan kyseiseen henkilöön ajankohdan sopimiseksi:

Luennoinnin lisäksi vapaaehtoiset voivat pyytää käytännön apua, tukea ja kehittämiskonsultointia oman yhdistyksensä toiminnan tueksi ja kehittämiseen. Apua voi pyytää aina tarvittaessa ja näiden osalta ei ole enimmäismäärää! Olkaa yhteydessä ja suunnitellaan yhdessä, kuinka voimme olla parhaiten avuksenne.

Aiheita voivat olla esimerkiksi hallinnon kehittäminen, verkkosivujen päivittäminen tai muu tekninen apu mm. tietosuojaan liittyen. Tarjoamme myös apua muuhun viestintään.

Mitä on tärkeää huomioida tapahtumaa järjestäessä

• Varaa riittävästi aikaa tapahtuman suunnitteluun ja siitä viestimiseen
• Suunnittele tapahtuma: mitä, missä, milloin ja miksi
  • mikä on tapahtuman tarkoitus tai tavoite
  • kenelle tapahtuma on suunnattu
  • mieti millainen tila tapahtumalle tarvitaan; voiko tapahtuman järjestää ulkona, kauppakeskuksen aulassa vai tarvitaanko suljetumpi, rauhallinen tila esim. koulun liikuntasali tai kirjaston auditorio. Ota huomioon, että paikalle olisi mahdollisimman helppo tulla ja paikan olisi hyvä olla esteetön, jossa voi liikkua myös esim. apuvälineen kanssa.
  • selvitä eri tilojen maksullisuus ja varaa tarvittava tila hyvissä ajoin (joskus jopa 12-6 kuukautta ennen tapahtumaa; usein kunnalla voi olla tarjolla myös maksuttomia tiloja yhdistysten käyttöön, selvitä vaihtoehtoja, kysele muiden yhdistysten vapaaehtoisilta, mistä tiloista heillä on kokemuksia ja mitä he ovat käyttäneet.
• Selvitä tapahtuman budjetti, mihin rahaa kuluu?
  • onko pakollisia menoja (esim. tilat, lehti-ilmoitus) ja kuinka paljon tehdään itse
• Selvitä tarvittavat luvat. Tapahtuman paikkakunnan omat säännöt voivat vaikuttaa tapahtuman järjestämiseen ja tarvittaviin lupiin. Kuntakohtaiset tiedot voi tarkistaa oman kuntanne nettisivuilta
• Sopikaa tapahtuman työnjako niin, että vastuu jakautuu mahdollisimman tasaisesti kaikkien kesken, eikä työt kasaannu yhdelle ihmiselle
  • yksi keino on muodostaa tapahtumaa varten työryhmä, jossa voi olla myös hallituksen ulkopuolisia jäseniä
  • erilaisia työryhmiä voivat olla esim. siivoustiimi, kahvitiimi, valmistelutiimi (pöytäliina, esitteet esille) yms.
• Pohdi mitä tarvikkeita tapahtumassa tarvitaan mm. pöydät, tuolit, teltta jne.
  • Yhteistyö on tässäkin valttia. Toisilla yhdistyksillä voi olla erilaisia tapahtuman järjestämiseen tarvittavia välineitä, kuten mm. pop-up -teltta, taittopöytiä, pumpputermospulloja jne. Monesti toisilta yhdistyksiltä näitä saattaa saada edullisesti lainaan, monissa kunnissa on myös tavaralainaamoja, kaikkea ei tarvitse itse omistaa.
• Viestintään kannattaa panostaa. Hyvä viestintä tuo tapahtumaan kävijöitä ja lisää osteoporoosiasioiden sekä yhdistyksen tunnettuutta.
  • tehkää viestintäsuunnitelma; mieti missä ja miten viestimällä tavoitatte tapahtuman kohderyhmän, mikä houkuttelee heidät paikalle
  • viestikää tapahtumasta hyvissä ajoin ja useammassa paikassa; lehdissä, aiemmissa tapahtumissa, ilmoitustauluilla, sosiaalisessa mediassa, kunnan tapahtumakalenterissa, pirauta paikallislehden toimittajalle ja tarjoa juttua (liitosta saa tarvittaessa apua artikkeliin!), pyytäkää ystäviä jakamaan tietoa tapahtumasta
• Toteutetaanko tapahtuma yksin vai yhteistyössä jonkun toisen tahon kanssa vai onko oma tapahtuma osa jotain isompaa tapahtumaa (esim. teemapäivää)?
  • Yhteistyössä muiden järjestöjen kanssa järjestetyt tapahtumat jakavat vastuuta ja kuluja, mutta on hyvä käydä keskustelu, että miten tehtävät ja mahdolliset kulut järjestäjien kesken jaetaan – ei oleteta, vaan keskustellaan ja kirjataan sovitut asiat ylös esim. muistioon.
  • Yhdistyksen on mahdollista solmia yhteistyösopimuksia paikallisten yritysten kanssa. Yritykset voivat esimerkiksi sponsoroida yhdistystä (kahvitarjoilut, D-vitamiinia jaettavaksi, arpajaispalkinnot) tai tarjota alennuksia sovituista tuotteista. Joskus yritykset haluavat osallistua tapahtumaan omalla toimintapisteellään tai esimerkiksi puheenvuorolla. Yhdistyksessä voidaan etukäteen pohtia, millaiset puheenvuorot tapahtumaan sopii ja toivoa suoraan tiettyjä teemoja yritysten edustajilta. Yhteistyöstä kannattaa tehdä kirjallinen sopimus, josta selviää, mihin kummatkin osapuolet sitoutuvat.
• Joskus tarvitaan myös muita sopimuksia ja lupia. Isoissa tapahtumissa tai tietyissä tiloissa tarvitaan järjestyksenvalvojia ja mahdollisesti pelastussuunnitelma (lue lisää tapahtumaturvallisuudesta alta). Jos tapahtumissa otetaan kuvia, täytyy siitä kaikille osallistujille ilmoittaa ja kysyä kuvankäyttölupa.

Turvallisen tapahtuman järjestäminen 

Tapahtuman järjestäjä vastaa tapahtuman turvallisuudesta kokonaisuudessaan. Tapahtuman järjestäjän pitää noudattaa kuluttajaturvallisuuslain yleisiä vaatimuksia. Tapahtumaturvallisuus koostuu mm. yleisöturvallisuudesta, paloturvallisuudesta, ensiavusta, järjestyksenpidosta, rikosturvallisuudesta sekä elintarviketurvallisuudesta. Tärkeää on tehdä huolellisesti tapahtuma- ja tarvittaessa myös aluesuunnitelma, jossa huomioidaan tapahtuman luonne, kuinka paljon paikalle odotetaan väkeä. On tärkeää tietää, tarvitseeko tapahtumalle hakea lupa, kenelle kaikille tapahtumasta tulee ilmoittaa ja pitääkö tehdä turvallisuussuunnitelma. On tärkeää tunnistaa, arvioida sekä ja estää mahdolliset vaaratilanteet/tapaturmat. Tapahtumapaikan omistajan tulee opastaa tapahtuman järjestäjä tilan ja laitteiden turvalliseen käyttöön.

Alle on koottu vinkkejä osallistujille yhdistysten tapahtumia ja tilaisuuksia koskien.

Nimeä vastuuhenkilöt tai vastuutiimit

Tapahtumavastaava: On tärkeää, että joku tapahtuman järjestäjistä tietää ja tuntee paikan / rakennuksen, jossa tapahtuma järjestetään; mistä löytyvät poistumistiet ja mistä tarvittavat välineet ja esimerkiksi WC:t. Sama henkilö ohjeistaa myös muut tapahtuman järjestämiseen osallistuvat turvallisuusohjeilla. Hän huolehtii myös valoista ja tilan lukitsemisesta tapahtuman päättyessä. Tapahtumavastaava toimii usein myös yhteyshenkilönä viranomaisten suuntaan.

Viestinnästä vastaava: Tapahtumasta täytyy viestiä mahdollisimman kattavasti ja kohdennetusti viestinnän eri kanavissa, jotta tapahtuman kohderyhmä löytää paikalle. Missä kyseiset ihmiset liikkuvat, mitä viestintäkanavia he lukevat? Viestijä voi pyytää myös muilta apua, houkuttelevan tapahtumailmoituksen tekemiseen ja sen levittämiseen eri paikkoihin. Tähän saa apua myös liiton toimistolta. Juuri ennen tapahtumaa hän voi merkitä tapahtumapaikan, laittaa opasteet, jotta kaikki paikalle tulevat löytävät oikean paikan.

EA-vastaava: Osallistuminen on toki jokaisen omalla vastuulla, eikä tapahtumaan osallistuta sairaana. Kuitenkin on hyvä, että tapahtumassa on nimetty ensiapuun vastuuhenkilö, joku joka tietää mistä ensiaputarvikkeet löytyvät, osaa ohjeistaa muita auttamaan ja auttaa tarvittaessa esim. ampulanssin tilaamisessa (tapahtumapaikan osoite täytyy siis muistaa).

Tarjoiluvastaava: Tapahtumassa on useimmiten hyvä olla tarjolla ainakin vettä, erityisesti kesäaikaan. Jos tarjolla on syötävää, niin on tärkeää tietää mitä ainesosia tarjottavissa on, erilaiset erityisruokavaliot ja allergiat huomioiden (Elintarviketurvallisuus).

Kutsu mukaan riittävästi apua tapahtuman rakentamiseen, sujuvan toiminnan varmistamiseen ja purkamiseen. Kannattaa etukäteen sopia, kuka auttaa ennen tapahtumaa ja tapahtuman jälkeen mm. siivoamisessa.

Vakuutus

Tutustu Luustoliiton yhdistyksille tarjoamaan vakuutukseen. Pohtikaa tarvitsetteko tapahtumaa varten muita vakuutuksia, esimerkiksi talkoovakuutuksen?

Palautteen kerääminen

Materiaalipankista löydät erilaisia tapoja kerätä palautetta tapahtumaan osallistuvilta. Tärkeää on lisäksi kysyä palautetta yhteistyökumppaneilta ja tehdä myös itsearviointi tapahtuman jälkeen esimerkiksi tapahtumatiimin kesken keskustellen; mikä onnistui, missä olisi voinut toimia toisin. Kirjatkaa arvioinnit myös muistiin seuraavaa tapahtumaa varten.

Tapahtuman jälkeen

Tapahtuman jälkeen on hyvä pysähtyä miettimään, mitkä asiat onnistuivat ja mihin täytyy kiinnittää seuraavalla kerralla enemmän huomiota. Hallitukselle kirjoitetaan lyhyt raportti tapahtuman kulusta ja reflektoidaan, miten valmistelut ennen tapahtumaa sujuivat ja miten itse tapahtuma onnistui. Näin on helppo tehdä myös näkyväksi koko hallitukselle, kuinka paljon tapahtuman järjestelyihin on käytetty aikaa, ketä on kontaktoitu, kuka on ollut yhteistyössä, kuinka suuri tiimi on tarvittu, onko pysytty budjetissa ja mitkä ovat mahdolliset kehityskohteet jatkossa. Raportit kannattaa säilyttää ja niihin voidaan palata aina myöhemmin, esim. uuden hallituksen aloittaessa, he voivat ottaa mallia edellisen vuoden tapahtumien raporteista.