Arkistointi
Miksi arkistoidaan?
Arkisto on yhdistyksen, yhteisön muisti. Arkistoiduista asiakirjoista löydetään tietoa menneisyydestä ja niistä voidaan tarkistaa yhdistyksen tekemiä päätöksiä. Ne ovat lisäksi myös korvaamattomia lähteitä historiantutkimuksessa.
Mitä arkistoidaan?
Talletettava asiakirja voi olla esimerkiksi paperinen asiakirja, valokuva, video tai atk-tallenne. Osa asiakirjoista on säilytettävä määräajan, osa pysyvästi.
Kaikkia asiakirjoja ei voi eikä kannata säilyttää pysyvästi. Arkistotilat ovat yleensä rajalliset ja liian laajasta arkistosta on vaikea löytää olennaista tietoa. Siksi asiakirjat jaetaan pysyvästi säilytettäviin ja hävitettäviin asiakirjoihin. Järjestyksen säilymiseksi pysyvästi säilytettävät ja hävitettävät asiakirjat kannattaa sijoittaa eri mappeihin ja kansioihin.
Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat yhdistyksen itse tuottamat asiakirjat:
- pöytäkirjat sekä niiden liitteet
- tilinpäätökset ja talousarviot
- toimintakertomukset ja -suunnitelmat
- itse tuotetut artikkelit, puheet
- itse tuotetut raportit, yhteenvedot, tilastot
- säännöt, rekisteröinti- ja organisaatiouudistuksiin liittyvät asiakirjat, sopimukset
- juhlien tai tapahtumien aineistot
- valokuvat (muista nimetä kuvissa esiintyvät henkilöt), videot ja muut tallenteet
- itse tuotetut painotuotteet (lehdet, kalenterit, julisteet, mainokset, esitteet, kartat, piirustukset)
Mitä ei tarvitse säilyttää?
Arkistossa ei pysyvästi säilytetä:
- Saapuneet kiertokirjeet, yleiskirjeet ja tiedotteet
- Tiedoksi saadut pöytäkirjat tai muut asiakirjat
- Saapuneet viestit, ilmoitukset, mainokset
- Tiliotteet ja tositteet (Tilitositteet säilytetään 6 vuotta tilintarkastuksesta)
Muillakin tiliasiakirjoilla on lakisääteiset säilytysajat. Tilinpäätösasiakirjat säilytetään pysyvästi.
Miten ja mihin arkistoidaan?
Asiakirjasta arkistoidaan alkuperäinen kappale. Asiakirjassa on oltava päiväykset ja allekirjoitukset (esim. pöytäkirjat allekirjoitettuna). Alkuperäiskappale arkistoidaan heti käytön jälkeen, jotta asiakirjan säilyminen on taattu. Arkistoitavaan asiakirjaan voi merkitä lyijykynällä sanan arkistokappale, jotta se ei sotkeudu kopioihin. Arkistoitavista asiakirjoista poistetaan klemmarit, teipit, muovitaskut, kuminauhat ja muut vieraat esineet (erityisesti metalliset). Arkistoksi on valittava kuiva, puhdas ja paloturvallinen tila hyllyineen.
Kun asiakirjat siirretään väli- tai päätearkistoon, sijoitetaan asiakirjat toimistokansioista arkistokansioihin. Hyvä arkistokansio suojaa asiakirjoja, on umpinainen, tukeva, hinnaltaan kohtuullinen ja vähän tilaa vievä. Arkistokansioiden käyttäminen säästää hyllytilaa n. 30-50%.
Valokuvien arkistointi
Valokuvat joissa ei ole tunnistetietoja jäävät vaille informaatioarvoa. Siksi kuvatiedot on liitettävä kuviin välittömästi eikä vasta vuosien päästä. Muistitieto ei ole luotettavaa: ajat, paikat ja ihmiset unohtuvat. Kuviin kannattaa merkitä ainakin kuvauspaikka ja -aika, kuvattavien nimet ja kuvaaja. Muutkin lisätiedot auttavat.
ATK-tallenteiden arkistointi
Tietokoneen muistissa, muistitikuilla, levykkeillä ja muissa tallennusvälineissä oleva tieto ei säily pysyvästi. Laitteet ja ohjelmistot vanhenevat. Kannattaa ottaa paperille tulosteet tärkeimmistä asiakirjaryhmistä arkistoon.
Mitä seuraavaksi?
Keskustelkaa yhdistyksen hallituksessa, miten hoidatte oman yhdistyksenne arkistoinnin. Voitte nimetä yhden vapaaehtoisen arkistovastaavaksi, joka huolehtii yhdistyksen asiakirjojen arkistoitavat kappaleet arkistokansioon, kun niitä ei enää tarvita.
Vanhat asiakirjat päätearkistoon
Ottakaa selvää arkistoista, jonne voi siirtää arkistoaineistot. Suositeltavia arkistoja ovat maakunta-arkistot tai kotiseutuarkistot, joissa on asianmukaiset säilytystilat. Jos et löydä arkistoa, johon yhdistyksenne arkiston voisi viedä, niin ole yhteydessä Luustoliiton henkilöstöön. Luustoliitto voi säilyttää pysyvästi säilytettävän arkiston (max 2 mappia) sekä määräajan säilytettäviä arkistoja enintään 3 mapillista jäsenyhdistystensä puolesta.
Lisää tietoa:
Yhdistyksen arkistointiohje – Suomen Kotiseutuliitto
Ohjepankki | Kansallisarkisto
Arkistointiohjeet – Kansan Arkisto
Arkistointiopas – Yksityiset Keskusarkistot
Videot: Yhdistyksen arkistointi kuntoon osa 1 ja Yhdistyksen arkistointi kuntoon osa 2 Invalidiliitto ry