Käytännön taloudenhoito

Vaikka taloudenhoitaja huolehtiikin rahaliikenteen ja kirjanpidon arjesta, kaikki menot on hyväksyttävä hallituksessa. Hallitus voi päättää, että esimerkiksi alle 30 euron kulut voi hyväksyä taloudenhoitaja. Menot voidaan myös hyväksyä yhdistyksen hallituksen kokouksessa, johon taloudenhoitaja on valmistellut listan viime kokouksen jälkeen tapahtuneista pikkumenoista. Päätös kulun hyväksymisestä voidaan tehdä myös jälkikäteen, mikäli kulu on ollut pieni tai ennakoimaton, mutta välttämätön. Parempi tapa on kuitenkin ensin selvittää tai arvioida kustannukset ja päättää rahankäytöstä, ja vasta sitten toteuttaa aiottu hankinta. Menoista, joihin on sitouduttu jo aiemmin, kuten vuokrista tai liittomaksusta ei tarvitse joka maksun kohdalla tehdä erillistä päätöstä.

Jokaisesta menosta on oltava kuitti eli tosite, usein käytännössä ostokuitti, josta on selvittävä seuraavat asiat:

• Mihin rahaa on käytetty
• Paljonko rahaa on käytetty
• Kenelle maksettiin
• Milloin maksettiin

Tosite todistaa hallituksen hyväksymän menon todella tapahtuneen. Tositteet liitetään yhdistyksen kirjanpitoon, kunhan niihin on lisätty hyväksymismerkintä. Tositteet liitetään kirjanpitoon.