Kirjanpito
Kirjanpito on yhdistyksen taloudenhoitajan tyypillistä perustyötä. Yhdistykset ovat aina kirjanpitovelvollisia. Kirjanpidon tehtävänä on antaa oikea ja riittävä kuva tuottojen ja kustannusten syntymisestä, toiminnan tuloksesta ja yhdistyksen taloudellisesta asemasta.
Yhdistyksen kirjanpito rakentuu tileistä, joilla seurataan erityyppisiä kuluja ja tuloja. Käsite on syytä erottaa pankkitileistä, joilla rahaa säilytetään – kirjanpidon tilit ovat vain tapa paperilla erotella erilaisia rahavirtoja. Kirjanpidon tili on kaksipuolinen laskelma, jonka puolet ovat debet ja kredit eli veloitus ja hyvitys. Debet ilmoittaa mihin rahat käytetty, ja kredit mistä rahat ovat lähtöisin.
Jokainen rahasumma, joka yhdistyksen läpi kulkee, merkitään aina kahdelle eri tilille: toiselle tilille debet- puolelle, toiselle kreditpuolelle. Raha siis aina tulee jostain ja menee johonkin. Koska sama summa merkitään aina kahdesti, muodostuu debetin ja kreditin välille vastaavuus. Kun kaikki debetit tai kreditit lasketaan yhteen, pitäisi loppusumman olla kummallakin puolella sama. Jos loppusummat eivät vastaa, jossakin on virhe. Näin muodostuu kaksinkertainen kirjanpito.
Kirjanpitoon kuuluu:
- Päiväkirja: tapahtumat kirjattuna aikajärjestykseen (päivämäärän mukaan)
- Pääkirja: tapahtumat kirjattuna asiajärjestykseen (tilinumeron mukaan)
- Tuloslaskelma: tuloksen muodostuminen kaudelta ja vuodelta
- Tase: taloudellinen asema (varat ja velat) tie
- Kassakirja: päiväkohtaiset merkinnät tuloista ja menoista
Kirjanpito-ohjelmat tuottavat nämä kirjat ja laskelmat usein automaattisesti, kun niihin syötetään tiliöidyt tulot ja menot.
Kirjanpitoa tehdessään yhdistysten on lain mukaan mm.:
- pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa ja noudatettava kirjanpidossaan hyvää kirjanpitotapaa
- noudatettava 12 kuukauden mittaista tilikautta
- pidettävä kirjanpitotileistä selkeää ja riittävästi eriteltyä luetteloa, joka selittää tilien sisällön (tilikartta)
- kirjattava tilitapahtumat sekä aikajärjestyksessä (peruskirjanpito) että asiajärjestyksessä (pääkirjanpito)
- perustettava kirjanpitonsa päivättyihin ja numeroituihin tositteisiin, jotka todentavat liiketapahtumat
- tehtävä kirjanpitomerkinnät selvästi ja pysyvästi
- säilytettävä kirjanpitoaineisto. Kirjanpitokirjat ja tililuettelo (tilikartta) on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen, tositteet ja muut kirjanpito vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisen jälkeen.
Kirjanpidon tehtävät:
- Erilläänpitotehtävä: pitää yhdistyksen varat erillään muiden varoista
- Kirjaamistehtävä: tositteet kirjataan kahdelle eri tilille: toisen tilin debetiin ja toisen krediittiin, tästä syntyy kahdenkertainen kirjanpito
- Laskentatehtävä: selvittää tilikauden tulos
- Hyväksikäyttötehtävä: esim. edellisen tilikauden tilinpäätöstä käytetään talousarvion laadinnan apuvälineenä