Toiminnan suunnittelu

Yhdistyksen perustehtävä määritellään sen säännöissä eli miksi yhdistys on olemassa. Kun perustehtävä on hallituksella ja yhdistyksen jäsenillä kirkkaana mielessä, yhdistys toimii paremmin tarkoituksensa toteuttamista varten. Sääntöjen lisäksi yhdistyksen ja hallituksen toimintatapoja voidaan täsmentää hallinto- tai muilla yhteisesti sovituilla pelisäännöillä.

Suomen Luustoliiton strategia antaa suuntaviivoja ja ohjaa liiton jäsenyhdistysten toimintaa. Strategiaan on kirjattu liiton visio, strategiset tavoitteet ja kehittämiskohteet sekä toimintaa ohjaavat arvot.

Toimintasuunnitelma ohjaa vuosittaista toimintaa

Vuosittain tehtävä toimintasuunnitelma ja yhdistyksen kokousten päätökset ohjaavat yhdistyksen operatiivista toimintaa. Toiminnan suunnittelun pohjana toimivat Suomen Luustoliitto ry:n strategiset tavoitteet ja toiminnan painopisteet.

Toimintasuunnitelman avulla yhdistys luo tavoitteita ja aikatauluja yhdistyksen toiminnan kehittämiseen. Toimintasuunnitelman laatimisessa kannattaa lähteä liikkeelle visioimalla tulevaa toimintakautta. Toimintakaudella tarkoitetaan Luustoliiton jäsenyhdistysten kohdalla seuraavan vuoden toimintaa.

Toimintasuunnitelman alussa todetaan lyhyesti, millaista yhdistyksen toiminta on tällä hetkellä ja miten kyseistä toimintaa tulevan vuoden aikana kehitetään (esimerkiksi tapahtumien kohdalla kuvataan millaisia uusia tapahtumia yhdistys tulevana vuonna järjestää ja missä). Koska toimintasuunnitelmassa luodaan tavoitteet tulevan vuoden toiminnalle, on siinä syytä kuvata selkeästi, mitä toiminnalla tavoitellaan. Järjestetäänkö tapahtuma esimerkiksi uusien jäsenten houkuttelemiseksi yhdistykseen (esimerkiksi jäsenillat) tai varainhankintaa varten (arpajaiset).

Toimintasuunnitelma ohjaa hallituksen toimintaa, mutta on luonteeltaan vapaamuotoinen. Toimintasuunnitelma kannattaa kirjoittaa kuitenkin niin, että se antaa yhdistyksestä kuvan mahdollisille avustajille (mm. kunta) sekä toiminnasta kiinnostuneille. Toimintasuunnitelman liitteeksi voi tehdä alustavan toimintakalenterin tulevalle vuodelle, mutta sen ei tarvitse sisältää tarkkoja päivämääriä siitä, milloin tapahtumat ovat. Esimerkiksi ”yhdistys järjestää Tampereella 20.10. jäsenillan” sijaan toimintasuunnitelmassa voi lukea ”yhdistys järjestää kuluvan vuoden aikana kaksi jäseniltaa Tampereella, tavoitteena viisi uutta jäsentä yhdistykselle” tai ”yhdistyksen tavoitteena on saada kuluvan vuoden aikana kotisivuja säännöllisesti päivittävä henkilö”.

Yhdistyksen toimintasuunnitelman toteutumista seurataan toimintakertomuksen avulla

Toimintakertomuksen laatii yhdistyksen hallitus ja se hyväksytään kevätkokouksessa (tai vuosikokouksessa, jos sääntömääräisiä kokouksia on vuosittain vain yksi). Toimintakertomuksen avulla voidaan arvioida hallituksen (ja koko yhdistyksen) toimintaa ja toimintasuunnitelmassa asetettujen tavoitteiden toteutumista.

Yhdistyksen hallituksen ja muiden avainhenkilöiden kannattaa pohtia seuraavia kysymyksiä: Teimmekö mitä lupasimme? Saimmeko aikaan muutosta? Teimmekö oikeita asioita? Teimmekö asiat oikein?

Jos toimintasuunnitelmassa on (edellisen esimerkin tapaan) asetettu tavoitteeksi vaikkapa järjestää kaksi jäseniltaa Tampereella, kerrotaan toimintakertomuksessa, miten tässä on onnistuttu.

Esimerkki toimintakertomuksesta: ”Yhdistys järjesti vuoden aikana kolme jäseniltaa Tampereella. Jäseniltoihin osallistui yhteensä 50 jäsentä. Toimintasuunnitelman tavoitteeksi asetettu kaksi jäseniltaa ylitettiin, koska jäsenet toivoivat yhtä jäseniltaa myös joulukuulle. Jäseniltojen yhteydessä saatiin yhdistykselle 10 uutta jäsentä. Tavoite jäsenhankinnasta siis ylittyi selvästi. Jäseniltoihin osallistumiseen vaikutti erityisesti onnistunut tiedottaminen. ”

Yhdistyksen kokouksissa päätetään toiminnasta

Yhdistyksessä päätöksenteko-oikeus on jäsenillä. Tätä valtaa jäsenet käyttävät yhdistyksen kokouksessa tai erillisessä äänestyksessä, jos säännöissä niin on määrätty. Hallitus toimeenpanee yhdistyksen päätökset.