Suomi.fi -valtuudet

Teettekö avustus- tai tukihakemuksia kunnille ja muille viranomaisille? Avustushakemukset kunnissa, hyvinvointialueilla ja muilla viranomaisilla ovat pitkään olleet lähetettävissä joko sähköpostitse tai verkkosivulomakkeena. Palveluiden sähköistyessä myös avustus- ja tukihakemukset viranomaisille tulevat muuttumaan niin, että ensin tulee kirjautua omilla verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella Suomi.fi-palveluun, jonka jälkeen hakemuksen voi vasta tehdä ja lähettää.

Yhdistykset käyttävät Suomi.fi-valtuuksia siihen, että yhdistyksen edustajat voivat hoitaa yhdistyksen asioita erilaisissa digitaalisissa asiointipalveluissa. Jatkossa valtuuksien antaminen esimerkiksi avustushakemusten tekoon Suomi.fi-palvelussa on tärkeää, jos yhdistys haluaa esimerkiksi hakea avustusta toimintaan omalta hyvinvointialueelta. Tällöin tarvitaan asiointivaltuus nimeltä ”Avustushakemuksen tekeminen”. Avustushakemusten teon lisäksi yhdistykset voivat tarvita valtuuksia mm. veroasioiden hoitoon, työnantajavelvollisuuksiin ja tapahtumailmoituksiin.

Luustoyhdistyksillä on kaksi tai useampi nimenkirjoittaja sovittuna yhdistyssäännöissään. Jos rekisteröidyn yhdistyksen nimenkirjoitussäännön mukaan kaksi yhdistyksen jäsentä voi yhdessä edustaa yhdistystä, nämä kaksi henkilöä voivat myös antaa valtuuksia Suomi.fi-valtuuksissa. Valtuudet ovat voimassa heti, kun kumpikin yhdistyksen nimenkirjoitusoikeuden omaava jäsen on vahvistanut ne. Elokuusta 2024 alkaen erillistä allekirjoitettua valtuushakemusta ei tarvitse postitse lähettää Digi- ja väestötietovirastoon vahvistettavaksi.

Suomi.fi-valtuudet tarkistaa asiointioikeuden automaattisesti yhdistysrekisteristä. Siksi omatoiminen valtuuttaminen edellyttää sitä, että yhdistyksen tiedot ja nimenkirjoittamiseen oikeuttavat roolit ovat yhdistysrekisterissä ajan tasalla ja yksiselitteisesti rekisteröity. Jos omatoiminen valtuuttaminen ei onnistu, yhdistyksen tiedot kannattaa tarkistaa PRH:sta.

Yhdistyksen tulee aina tietää, keillä on valtuuksia asioida yhdistyksen puolesta

Suomi.fi-valtuudet antaa henkilölle täydet oikeudet tehdä esimerkiksi palkkailmoituksia, avustushakemuksia tai veroilmoituksia yhdistyksen puolesta ja valtuuttaa toisia niiden hoitamiseen. Siksi yhdistysten on hyvä huolehtia, että käytännöt valtuuksien antamiseen, ylläpitoon ja mitätöimiseen ovat kunnossa. Omat käytännöt kannattaa kirjata ylös sekä ylläpitää tietoja siitä, keille valtuuksia on annettu. Se helpottaa toimintaa myös yhdistyksen hallituksen vaihtuessa.

Jotta voisitte valtuuttaa omatoimisesti yhdessä Suomi.fi-valtuuksissa, kaikilla vahvistajilla pitää olla mahdollisuus tunnistautua vahvasti digipalveluihin esimerkiksi pankkitunnuksilla. Jos vahva tunnistautuminen ei ole mahdollista, yhdistykselle jää vaihtoehdoksi tehdä valtuushakemus, joka tulostetaan ja jonka nimenkirjoitusoikeudelliset allekirjoittavat käsin.

Rekisteröity yhdistys tarvitsee kirjallisella hakemuksella valtuuttamista edelleen Suomi.fi:ssä, jos

• Valtuuden vahvistajalla ei ole suomalaista henkilötunnusta.
• Valtuuden vahvistajalla ei ole verkkopankkitunnuksia tai mobiilivarmennetta.
• Yhdistysrekisteri ei voi välittää automaattisesti tietoja Suomi.fi-valtuuksiin, sillä tiedot yhdistyksen nimenkirjoitusoikeuksista ja rooleista ovat vanhentuneet, puutteelliset tai epäselvät.

Näin yhdistys antaa valtuuden

Yhdistys haluaa hakea X hyvinvointialueelta avustusta toimintaan. Asiointipalveluna on silloin X hyvinvointialueen sähköiset palvelut. Valtuusasia on silloin avustushakemuksen tekeminen. Yhdistyksen nimenkirjoitussääntö on 2 yhdessä (puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, rahastonhoitaja ym.), tarkoittaen, että kahden nimenkirjoitusoikeudellisen on tehtävä valtuutus yhdessä.

• Sopikaa, kuka aloittaa vahvistamismenetelmän. Mene verkkosivulle suomi.fi/valtuudet
• Tunnistaudu omalla vahvalla tunnistautumisvälineelläsi (esim. verkkopankkitunnukset, mobiilivarmenne).
• Valitse Yrityksen valtuudet, koska haluat hoitaa yhdistyksen asioita.
• Valitse oma yhdistys listalta (jos olet useassa yhdistyksessä nimenkirjoittaja, sinulla voi näkyä useita yhdistyksiä listalla).
• Valitse Anna valtuuksia eli siirry omatoimiseen valtuuttamiseen.
• Valtuustyyppi: valitse Asiointivaltuus (tai Valtuutusoikeus).
• Valtuutettava: valitse henkilö, jolle annetaan valtuutus.
• Valtuusasia: Avustushakemusten tekeminen
• Valtuuden vahvistajat: valitse yhdistyksestä toinen nimenkirjoittaja.
• Voimassaolo: haluttu alkupäivämäärä ja loppupäivämäärä.
• Vahvista valtuus.

HUOM! Valtuus on voimassa vasta kun myös toinen nimenkirjoittaja on vahvistanut valtuuden. Muista siis kertoa valitsemallesi valtuuden vahvistajalle, että hänet on valittu valtuuttamaan vahvistus.

• Valtuuden vahvistaja tunnistautuu suomi.fi/valtuudet sivustolle omalla vahvalla tunnistautumisvälineellään (esim. verkkopankkitunnukset, mobiilivarmenne).
• Näkyy “Sinulla on yhdessä vahvistettavia valtuuksia“, valitse se
• Vahvista valtuus.

Valtuus on nyt voimassa!

Jos haluat katsoa ohjeet videolta, Digi- ja väestötietoviraston 16.10.2024 pitämä ”Yhdistysten sujuva ja turvallinen digiasiointi” -webinaaritallenne on nähtävissä tältä verkkosivulta. (linkin toimivuus tarkistettu viimeksi 5.11.2024)

Lähteet:

Digi- ja väestötietoviraston tiedote 3.9.2024. Yhdistys – tiedäthän nämä viisi asiaa sujuvasta asioinnista viranomaisten digipalveluissa!

Digi- ja väestötietoviraston tiedote 18.9.2024. Noin 90 % yhdistyksistä voi asioida viranomaisten digipalveluissa sujuvammin.

Suomi.fi -valtuuksien ohjeet. Näin yhdistys valtuuttaa. Päivitetty 18.9.2024.

Digi- ja väestötietoviraston webinaari 16.10.2024. Yhdistysten sujuva ja turvallinen digiasiointi.