Kokoukset

Ennen kokousta kokoukselle tehdään esityslista. Esityslistalla tarkoitetaan luetteloa niistä asioista, joita kokouksessa käsitellään. Esityslistan laativat yhdistyksen puheenjohtaja ja sihteeri, muut hallituksen jäsenet voivat ehdottaa listalle käsiteltäviä asioita. Esityslistassa pitää näkyä kokouksen paikka ja aika ja se on lähetettävä hallituksen jäsenille hyvissä ajoin ennen kokousta kokouskutsun yhteydessä.

Hallituksen kokouksia on syytä järjestää vain silloin, kun hallituksella on jotain konkreettista päätettävää (esim. uuden jäsenen hyväksyminen). Hyvä keino saada hallituksen jäsenet paikalle kokoukseen on järjestää avoin yleisöluento ennen kokousta ja aloittaa kokous sen jälkeen.

Kokouksen aikana puhetta ohjaa yhdistyksen puheenjohtaja ja puheenjohtajan estyessä varapuheenjohtaja. Hän jakaa hallituksen jäsenille puheenvuoroja ja käyttää niitä myös itse. Puheenjohtajan on seurattava tarkasti kokouksen kulkua ja jaettava puheenvuoroja kaikille niitä pyytäville tasapuolisesti. Hän myös pitää huolen siitä, että puhujat pysyvät asiassa ja puheenvuorot pidetään kohtuullisen pituisina. Puheenjohtaja ei kuitenkaan hallitse puhetta ja hänen on annettava puheenvuoro myös kritiikille.

Kokouksen sihteeri kirjoittaa kokouksesta pöytäkirjan eli selvityksen siitä, mistä asioista kokouksessa on päätetty. Sihteerin tarkoitus ei ole kirjoittaa pöytäkirjaan ylös puheenvuoroja, mutta esimerkiksi äänestystulosten on pöytäkirjasta selvittävä. Yhdistys voi myös sopia, että kokouksen sihteerin tehtävää hoitaa kukin hallituksen jäsen vuorollaan (ei kuitenkaan puheenjohtaja).