Talous ja varainhankinta

Vaikka Luustoliiton jäsenyhdistykset toimivat yleensä täysin vapaaehtoisvoimin, on raha tärkeä asia toiminnan kannalta. Yhdistyksen onkin tärkeää tietää, miten talousasiat on hyvä hoitaa, jotta ne menevät oikein. Yhdistyslain mukaan yhdistyksen hallituksen on hoidettava yhdistystä huolellisesti ja lain, sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaisesti. Vastuu yhdistyksen taloudesta ja omaisuuden hoidosta kuuluu hallitukselle. Luustoliitto tarjoaa tarvittaessa koulutusta yhdistyksen taloudenhoitoon ja kirjanpitoon, mutta alla on asiasta perustietoa.

Talousarvio

Yhdistyksen taloutta arvioidaan talousarvion avulla. Talousarvion laatiminen puolestaan lähtee liikkeelle keskustelusta: mihin me tarvitsemme rahaa ja kuinka paljon? Seuraava kysymys tietysti kuuluu, paljonko yhdistyksellä on rahaa käytettävissään? Talousarvio ja toimintasuunnitelma on syytä tehdä yhdessä. Jos esimerkiksi toimintasuunnitelmassa on päätetty, että yhdistys tekee kevätretken, siihen on talousarviossa varattava tarpeeksi rahaa.
Liikkeelle kannattaa lähteä tulopuolesta: yhdistyksellä on tuloina aina ainakin jäsenmaksut ja viime vuosina myös Toimintatonni. Toimintatonnilla tarkoitetaan liiton STEA:lta saamaa jäsenjärjestöavustusta yhdistystoiminnan kehittämiseen. Yhdistykset hakevat toimintatonnia liitolta. Ohjeet toimintatonnin hakuun saa liiton järjestösuunnittelijalta.

Kaikki tulot on syytä arvioida mieluummin alakanttiin kuin yliarvioida niitä. Jäsenmaksun lisäksi kannatusjäsen voi tukea yhdistystä monella muulla tavalla. Yleensä liiton jäsenyhdistyksen säännöt sallivat tavallisten jäsenten lisäksi kannatusjäsenten jäsenyyden. Kannatusjäsenen kanssa on selvyyden vuoksi järkevää tehdä sopimus, jonka sisältö kannattaa tarkistaa vuosittain. Kannatusjäseninä ovat yleensä yritykset, jotka haluavat tukea yhdistyksen toimintaa. Kannatusjäsenten jäsenmaksun suuruus päätetään yhdistyksen kokouksen yhteydessä (ks. oman yhdistyksen säännöt).

Liiton jäsenyhdistysten tulojen lähteet eli varainhankinta koostuu yleensä seuraavista osa-alueista, ne on esitetty suuruusjärjestyksessä (lähteenä käytetty jäsenyhdistysten vuosiselvityksiä):

Jäsenmaksut
Toimintatonni
Kaupungin avustus
Osallistumismaksut
Sponsorit ja kannatusjäsenet
Arpajaiset ja myyjäiset
Kahvitarjoilut
Luennointituotot

Kun tiedetään käytettävissä olevat tulot, voidaan aloittaa menojen pohtiminen. Menojen tarkastelu aloitetaan välttämättömimmistä eristä kuten vuokrista (esim. liikuntaryhmien tilavuokrat) ja muista suurista ja ensisijaista menoista. Kuten tuloista, myös menoista on syytä kirjata kommentteihin tai perusteluasiakirjaan niiden arviointiperusteet. Menopuolella pyritään arvioimaan kustannukset realistisesti, mieluummin hiukan yli kuin alle. Arvioinnin tekemisessä apuna on edellisen vuoden tuloslaskelma eli tiedot edellisen vuoden tuloista ja menoista.

Hallitus kirjoittaa talousarvioon perustelut siitä, mistä tulot ja menot koostuvat. Tämä perusteluasiakirja on syytä viedä yhdistyksen kokoukselle tiedoksi, mutta siitä ei kannata tehdä virallista tai julkista. Jos toimintamenot rivillä on vain könttäsumma 1200 euroa, on mahdotonta tietää, miten hallitus on aikonut jakaa sen toimintasuunnitelmassa esitettyjen toimintojen kesken. Kirjoittamalla tämän auki kommentteihin tai perusteluihin hallitus toimii avoimesti suhteessa jäseniin ja antaa seuraavalla hallitukselle merkittävää lisäinformaatiota talousarvion sisällöstä. Talousarvio hyväksytään yhdistyksen vuosikokouksessa tai syyskokouksessa hallituksen esityksen pohjalta.
Yhdistyksen menoja voivat olla esimerkiksi:

Tilavuokrat
Liittomaksu
Ilmoituskulut
Postitusmaksut
Matkat / retket

Pankkitili ja tilinkäyttöoikeus

Yhdistyksellä pitää olla oma pankkitili. Yhdistyksen tulojen ja menojen seuraaminen on siten helpompaa. Jotta yhdistyksen taloutta voidaan seurata, yhdistyksen hallitukseen kuuluvilla jäsenillä on tilinkäyttöoikeudet. Taloudenhoitaja sekä puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja ovat usein henkilöt, joille on myönnetty tilinkäyttöoikeus (tavallisesti kaksi em. henkilöä yhdessä). Tilinkäyttöoikeus pitää ilmoittaa pankkiin. Tilinkäyttöoikeuden muuttaminen tapahtuu siten, että hallitus tekee päätöksen käyttöoikeuksien perumisesta aiemmin käyttöoikeutta hallinneilta ja myöntää hallintaoikeuden uusille tilinkäyttäjille. Sitten päätöksen sisältävä tarkastettu ja allekirjoitettu pöytäkirja toimitetaan pankkiin. Pöytäkirjasta on ilmettävä tilinkäyttöoikeutettujen koko nimet sekä henkilöllisyystunnukset.

Taloudenhoitaja

Hoitaa yhdistyksen taloutta ja varainhankintaa tehtyjen päätösten mukaisesti ja esittelee talouteen liittyvät asiat (tilinpäätös, talousarvio, laskelmat jne.) yhdistyksen kokoukselle
Hyväksyy yhdistyksen laskut ja taloudenhoitajan laskut hyväksyy esim. puheenjohtaja
Huolehtii laskujen maksamisesta, menojen suorittamisesta, sääntöjen ja päätösten mukaisesti
Seuraa tulojen ja jäsenten maksamien jäsenmaksujen kertymistä
Vastaa yhdistyksen kirjanpidosta
Vastaa kirjanpidon ja tositteiden säilyttämisestä ja arkistoinnista
Valmistelee yhdessä hallituksen kanssa talousarvioesityksen sekä tilinpäätöksen yhdistyksen kokoukselle
Esittelee talousasiat yhdistyksen hallitukselle

Käytännön taloudenhoito

Vaikka taloudenhoitaja huolehtiikin rahaliikenteen ja kirjanpidon arjesta, kaikki menot on hyväksyttävä hallituksessa. Hallitus voi päättää, että esimerkiksi alle 30 euron kulut voi hyväksyä taloudenhoitaja. Menot voidaan myös hyväksyä yhdistyksen hallituksen kokouksessa, johon taloudenhoitaja on valmistellut listan viime kokouksen jälkeen tapahtuneista pikkumenoista. Päätös kulun hyväksymisestä voidaan tehdä myös jälkikäteen, mikäli kulu on ollut pieni tai ennakoimaton, mutta välttämätön. Parempi tapa on kuitenkin ensin selvittää tai arvioida kustannukset ja päättää rahankäytöstä, ja vasta sitten toteuttaa aiottu hankinta. Menoista, joihin on sitouduttu jo aiemmin, kuten vuokrista tai liittomaksusta ei tarvitse joka maksun kohdalla tehdä erillistä päätöstä.

Jokaisesta menosta on oltava kuitti eli tosite, usein käytännössä ostokuitti, josta on selvittävä seuraavat asiat:

Mihin rahaa on käytetty
Paljonko rahaa on käytetty
Kenelle maksettiin
Milloin maksettiin

Tosite todistaa hallituksen hyväksymän menon todella tapahtuneen. Tositteet liitetään yhdistyksen kirjanpitoon, kunhan niihin on lisätty hyväksymismerkintä. Tositteet liitetään kirjanpitoon.

Kirjanpito

Kirjanpito on yhdistyksen taloudenhoitajan tyypillistä perustyötä. Yhdistykset ovat aina kirjanpitovelvollisia. Kirjanpidon tehtävänä on antaa oikea ja riittävä kuva tuottojen ja kustannusten syntymisestä, toiminnan tuloksesta ja yhdistyksen taloudellisesta asemasta.

Yhdistyksen kirjanpito rakentuu tileistä, joilla seurataan erityyppisiä kuluja ja tuloja. Käsite on syytä erottaa pankkitileistä, joilla rahaa säilytetään – kirjanpidon tilit ovat vain tapa paperilla erotella erilaisia rahavirtoja. Kirjanpidon tili on kaksipuolinen laskelma, jonka puolet ovat debet ja kredit eli veloitus ja hyvitys. Debet ilmoittaa mihin rahat käytetty, ja kredit mistä rahat ovat lähtöisin.
Jokainen rahasumma, joka yhdistyksen läpi kulkee, merkitään aina kahdelle eri tilille: toiselle tilille debet- puolelle, toiselle kreditpuolelle. Raha siis aina tulee jostain ja menee johonkin. Koska sama summa merkitään aina kahdesti, muodostuu debetin ja kreditin välille vastaavuus. Kun kaikki debetit tai kreditit lasketaan yhteen, pitäisi loppusumman olla kummallakin puolella sama. Jos loppusummat eivät vastaa, jossakin on virhe. Näin muodostuu kaksinkertainen kirjanpito.

Kirjanpitoon kuuluu:

Päiväkirja: tapahtumat kirjattuna aikajärjestykseen (päivämäärän mukaan)
Pääkirja: tapahtumat kirjattuna asiajärjestykseen (tilinumeron mukaan)
Tuloslaskelma: tuloksen muodostuminen kaudelta ja vuodelta
Tase: taloudellinen asema (varat ja velat) tie
Kassakirja: päiväkohtaiset merkinnät tuloista ja menoista

Kirjanpito-ohjelmat tuottavat nämä kirjat ja laskelmat usein automaattisesti, kun niihin syötetään tiliöidyt tulot ja menot.

Kirjanpitoa tehdessään yhdistysten on lain mukaan mm.:

pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa ja noudatettava kirjanpidossaan hyvää kirjanpitotapaa
noudatettava 12 kuukauden mittaista tilikautta
pidettävä kirjanpitotileistä selkeää ja riittävästi eriteltyä luetteloa, joka selittää tilien sisällön (tilikartta)
kirjattava tilitapahtumat sekä aikajärjestyksessä (peruskirjanpito) että asiajärjestyksessä (pääkirjanpito)
perustettava kirjanpitonsa päivättyihin ja numeroituihin tositteisiin, jotka todentavat liiketapahtumat
tehtävä kirjanpitomerkinnät selvästi ja pysyvästi
säilytettävä kirjanpitoaineisto. Kirjanpitokirjat ja tililuettelo (tilikartta) on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen, tositteet ja muut kirjanpito vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisen jälkeen.

Kirjanpidon tehtävät:

Erilläänpitotehtävä: pitää yhdistyksen varat erillään muiden varoista
Kirjaamistehtävä: tositteet kirjataan kahdelle eri tilille: toisen tilin debetiin ja toisen krediittiin, tästä syntyy kahdenkertainen kirjanpito
Laskentatehtävä: selvittää tilikauden tulos
Hyväksikäyttötehtävä: esim. edellisen tilikauden tilinpäätöstä käytetään talousarvion laadinnan apuvälineenä

Tilinpäätös

Yhdistyksen tilinpäätös on tilikauden päättyessä koottava yhteenveto siitä, millainen taloudellinen tilanne yhdistyksellä on tilikauden päättyessä ja miten tilanteeseen on päädytty. Tilinpäätös koostuu kahdesta pääosasta, taseesta ja tuloslaskelmasta. Tase ilmoittaa, mikä on talouden tilanne ja paljonko varallisuutta tai velkoja yhdistyksellä on, ja tuloslaskelma kuvaa, kuinka tähän tilanteeseen on päädytty. Näiden lisäksi tilinpäätökseen liitetään toimintakertomus sekä niin sanotut tilinpäätöksen allekirjoitukset.

Tilinpäätöksen katsotaan olevan laadittu, kun se on allekirjoitettu. Tilinpäätöksen allekirjoittaa toimessa oleva päätösvaltainen hallitus. Toiminnantarkastajat tarkastavat yhdistyksen tilit ja hallinnon.
Toiminnantarkastajat antavat toiminnantarkastuskertomuksen yhdistyksen kokoukselle. Kokous käsittelee tilinpäätöksen ja toiminnantarkastuskertomuksen, vahvistaa tilinpäätöksen ja päättää vastuuvapauden myöntämisestä vastuuvelvollisille.

Kun päättyneen vuoden tilit on päätetty tilinpäätöksessä, on aika avata alkaneen vuoden tilit. Tilinavaus suoritetaan merkitsemällä alkusaldot tileille edellisen tilikauden taseen perusteella. Tasetileille kerätyt summat siis siirretään tilinavauksessa takaisin omille tileilleen ja kirjataan kirjanpito-ohjelmassa alkusaldoiksi. Taseen vastaavaa -puolen tilien saldot kirjataan kyseisen tilin debetiin. Taseen vastattavaa – puolen tilien saldot kirjataan kyseisen tilin kreditiin. Edellisen tilikauden ylijäämä lisää omaa pääomaa ja alijäämä vähentää. Tarkista, että tilinavauksessa debet-merkinnät ovat yhtä suuret kuin kreditmerkinnät.

Tilintarkastus, toiminnantarkastus vai molemmat?

Yhdistyksellä on aina oltava tilintarkastaja tai toiminnantarkastaja. Isommilla yhdistyksillä on oltava HTM- tai KHT-tutkinnon omaava tilintarkastaja, kun taas pienemmille yhdistyksille riittää toiminnantarkastajan valitseminen.

Yhdistykseen on valittava tilintarkastaja, jos vähintään kaksi seuraavista ehdoista täyttyy päättyneellä ja sitä edeltäneellä tilikaudella:

taseen loppusumma on yli 100 000 euroa
kokonaistuotot ovat yli 200 000 euroa
yhdistyksessä on palkattua henkilöstöä (keskimäärin) enemmän kuin kolme henkilöä

Kokonaistuottoihin ei lasketa yhdistyksen saamia yleisavustuksia.

Mikäli edellä mainitut rajat eivät ylity, voidaan yhdistykseen valita toiminnantarkastaja tai toiminnantarkastajia. Yhdistyksen säännöistä löytyy määräys siitä, montako toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa yhdistykseen valitaan. Jos yhdistykselle valitaan vain yksi toiminnantarkastaja, on valittava myös varatoiminnantarkastaja.
Toiminnantarkastajalla on oltava sellainen taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus kuin yhdistyksen toimintaan nähden on tarpeen tehtävän hoitamiseksi. Toiminnantarkastajan on oltava riippumaton tarkastusta suorittaessaan.

Toiminnantarkastaja tarkastaa yhdistyksen talouden ja hallinnon yhdistyksen toiminnan edellyttämässä laajuudessa sekä antaa tarkastuksestaan kirjallisen toiminnantarkastuskertomuksen tilinpäätöksestä päättävälle yhdistyksen tai valtuutettujen kokoukselle. Jos tarkastuksessa on ilmennyt, että yhdistykselle on aiheutunut vahinkoa tai tätä lakia tai sääntöjä on rikottu, on siitä mainittava tarkastuskertomuksessa.

Lisätietoa ja lähteet:

Kari Loimu, Yhdistyksen ABC Opas suomalaiseen yhdistystoimintaan, 2013
Verotusohje yleishyödyllisille yhdistyksille ja säätiöille